SMART-UP: методология унификации автоматизированного управления проектной и операционной деятельностью

Основной замысел

Методология SMART-UP состоит из трех основных элементов:

1. Единые правила построения информационной модели проектной или операционной деятельности на основе унификации учета задач для проектов JIRA различной направленности.

2. Унифицированные дашборды для отображения текущего состояния проектов JIRA и системы единых показателей для оценки этого состояния.

3. Совокупность подходов к оценке результатов проектной (операционной) деятельности и ее текущего состояния, а также формирования на основе этой оценки рекомендаций по управлению сотрудниками проектных команд (подразделений).

В настоящее время инструменты SMART-UP представляют собой надстройку над JIRA. Поскольку, с одной стороны, JIRA может использоваться как для управления проектами, так и для управления операционной деятельностью, а с другой стороны регистрация сведений об этой деятельности JIRA осуществляется в форме проектов. Проект в системе JIRA представляет собой набор задач (запросов), сгруппированных по определенному направлению работ, определяемых в соответствии с требованиями вашей организации. Поэтому в дальнейшем для описания основного субъекта управления мы будем применять термин проект, как для проектной, так и для операционной деятельности.

Применение подходов и инструментов SMART-UP позволяет:

• повысить объективность и целенаправленность управленческих решений;

• обеспечивает превентивное выявление скрытых причин срыва сроков выполнения задач;

• проводить в реальном масштабе времени оценку рентабельности/результативности деятельности как отдельных сотрудников, так и проектных команд;

• снизить трудозатраты на формирование проектной документации;

• выявить организационные ограничения на проектах;

• оценить качество управления на разных проектах;

• провести оценку степени соответствия сотрудника занимаемой должности;

• проводить оптимизацию штатной структуры подразделений в соответствии с проводимыми работами.

Применение одинаковых правил регистрации задач на всех проектах упрощает мобильность сотрудников для участия в разных проектах (способствует снижению фактора автобуса).

При создании SMART-UP в основу замысла были взяты подходы, применяемые, с одной стороны, для управления войсками при ведении боевых действий, а с другой - при организации проведения научных исследований.

Одним из главных факторов успеха при ведении боевых действий, как и при проведении научных исследований, является превентивное построение информационной модели объекта исследования, карты предстоящих боевых действий. Принятие решений осуществляется на основе постоянного мониторинга изменений, происходящих на этой карте. Что важно, постоянно проводится оценка последствий этих решений с учетом влияния на всю систему.

Основной замысел SMART-UP заключается в построении информационной модели распределения ресурсов при выполнении работ с использованием элементов, унифицированных для использовании при организации различных видов деятельности.

Под ресурсами понимается рабочее время сотрудников с учетом уровня квалификации и запланированных объемов финансирования.

SMART-UP включает инструменты для визуализации и способы анализа текущего состояния решаемых задач в интересах объективной оценки влияния управленческих решений на достигаемые результаты в реальном масштабе времени.

Общие понятия

Унификация процедуры построения информационной модели позволяет использовать единую методику оценки для проектов или операционной деятельности разной направленности, при условии основным ресурсом на проекте является рабочее время сотрудников. Примерами таких видов деятельности являются:

• проекты по разработке программного обеспечения;

• проекты по сопровождению программного обеспечения;

• научно-исследовательская работа (НИР);

• предпродажная подготовка;

• кадровая деятельность;

• бухгалтерская деятельность;

• консалтинг;

• юридические услуги.

При регистрации и для оценки проектных (операционных) ресурсов применяются следующие основные понятия:

• Период оказания услуг - период рабочего времени в рамках суток (рабочего дня) в течении которого оказываются услуги согласно договора с заказчиком.

• Срок выполнения задачи – крайняя дата, до истечения которой задача должна быть решена, т.е. переведена из статуса «назначена» в статус «контроль» (в терминологии БД JIRA - DUEDATE) . Под статусом «контроль» подразумевается состояние задачи, когда с точки зрения исполнителя все работы по ней полностью завершены и фиксируется готовность к сдаче/приемке результатов этой задачи заказчиком (результат отгружен на склад готовой продукции).

• Календарная продолжительность реализации требования – продолжительность календарного времени между моментом регистрации и моментом решения требования.

• Проектная продолжительность реализации требования (время в работе в рамках договора) – продолжительность рабочего времени по проектному договору между моментом регистрации и моментом решения требования.

• Календарная продолжительность выполнения работы – продолжительность календарного времени нахождения задачи-работы в статусе <назначено>.

• Проектная продолжительность выполнения работы – продолжительность нахождения задачи-работы в статусе <назначено> в рамках рабочего времени по договору.

• Табельная продолжительность выполнения работы - продолжительность нахождения задачи-работы в статусе <назначено> в рамках периодов рабочего времени сотрудника.

• Трудоемкость задачи – объем рабочего времени, запланированный из бюджета рабочего времени сотрудника для выполнения работы (решения задачи-работы) в полном объеме (в терминологии БД JIRA - TIMEORIGINALESTIMATE). Очень хорошо, на мой взгляд, разницу между трудоемкостью и продолжительностью выполнения задачи объяснил Егор Бугаенко в одном из своих выступлений.

• Трудоемкость, необходимая для завершения задачи – рабочее время, необходимое по оценке ответственного исполнителя для завершения задачи с учетом ранее выполненных работ (в терминологии БД JIRA - TIMEESTIMATE).

• Трудозатраты – фактическое рабочее время, потраченное сотрудником для решения задачи (в терминологии БД JIRA - TIMESPENT).

• Бюджет рабочего времени сотрудника – объем рабочего времени сотрудника в рамках заданного периода.

Основы учета сведений о проектной (операционной) деятельности

В основе построения унифицированной модели учета лежит разделение задач JIRA на два основных класса:

задачи-требования - цели, которые предполагается достичь;

задачи-работы - мероприятия (работы), которые предполагается выполнить для достижения этих целей (предполагается, что может быть несколько типов этих задач в зависимости от специфики проводимых на проекте работ).

Каждая задача-работа должна быть связана с требованием, в интересах реализации которого она запланирована. В результате формируется модель проекта, измеряя текущее состояние которой можно оценить "здоровье" проекта (степень достижения поставленных целей проекта, выявить текущие риски, маржинальность).

В рамках модели для всех типов задач были унифицированы ряд пользовательских атрибутов и рабочий процесс (workflow).

Жизненный цикл и бизнес-процесс

При организации выполнения задач (работ) разделены понятия жизненного цикла работы и бизнес - процесса.

Бизнес- процесс (business process) – согласно концепции BPM - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Как правило, бизнес-процесс изображается в форме графа (сетевого графика), где узлами графа являются работы или мероприятия, а с помощью ребер этого графа отражается последовательность выполнения этих работ.

Жизненный цикл подразумевает совокупность стадий (состояний, фаз, этапов) развития объектов в процессе существования. Как правило, рабочий процесс (жизненный цикл) изображается опять же в форме графа, где узлами графа являются стадии, а с помощью ребер этого графа отражается возможность перехода из одной стадии в другую.

Рабочий процесс задачи JIRA (workflow) - в рамках применения данной модели предназначен для регистрации возможных статусов и переходов, которые проходит задача в течении всего своего жизненного цикла.

В рамках ограничений данной модели принято, что жизненный цикл любых задач всегда содержит только пять статусов:

• оценка;

• в работе (назначено);

• контроль;

• закрыто;

• ожидание.

В процессе своего решения любое требование проходит несколько стадий. Так же и любая работа проходит несколько этапов. Жизненный цикл как требований, так и работ по реализации этих требований, был унифицирован до одинаковых статусов. Вместе с тем, стадии жизненного цикла задачи-требования и задачи-работы немного отличаются по смысловому содержанию.

Бизнес-процесс (последовательность выполнения работ) в рамках данной модели определяется запланированными сроками выполнения задач и, при необходимости, блокирующими связями между задачами.

Предлагаемая модель учета позволяет обеспечить контроль за следующими видами основных проектных бизнес-процессов:

• процесс выполнения задачи;

• процесс реализации группы требований (от одного требования до всех требований проекта);

• процесс реализации программы проектов;

• процесс реализации портфеля проектов.

Кроме этого, эта модель учета позволяет обеспечить контроль за обеспечивающими бизнес-процессами проекта (на основании анализа по задачам определенного типа) и мониторинг качества управления.

Визуализация и контроль основных бизнес-процессов осуществляется на основании матрицы трассировки требований (RTM).

Инструменты для визуализации и оценки состояния проекта

В случае, если проекты JIRA организованы в соответствии с приведенными выше правилами, то для таких проектов подготовлены унифицированные инструменты для визуализации и оценки проектной (операционной) деятельности.

Эти инструменты включают в себя нижеперечисленные дашборды:

• Матрица трассировки выбранного пула требований, с инструментами дополнительного анализа:

  • оценка текущей степени реализации группы требований;

  • диаграмма накопления требований;

  • тетрис М.Дорофеева (по сотрудникам, по видам задач, по проектным ролям);

  • распределение времени обработки требований;

  • текущий план работ по реализации требований;

  • оценка стоимости и рентабельности выполнения работ.

• актуальный план индивидуальной работы сотрудника с визуализацией основных рисков;

• отчет сотрудника по выполненным работам за заданный период с оценкой результативности и рентабельности.